Conectar Power BI con HubSpot: qué vías hay y qué límites tiene cada una

Si buscas el conector de HubSpot en Power BI Desktop, no lo vas a encontrar. A octubre de 2026, la lista oficial de conectores de Power Query no incluye ninguno de HubSpot. Microsoft tiene conectores propios para Salesforce y para muchas bases de datos, pero no para HubSpot.

Eso no quiere decir que no se puedan conectar. Quiere decir que hay que elegir cómo llegan los datos, y cada vía tiene su coste, su plan de HubSpot y sus límites. Elegir mal se nota a los tres meses: el informe tarda una eternidad en actualizar, faltan propiedades o los negocios no cuadran con las empresas.

Paginación

La API de objetos del CRM devuelve como mucho 100 registros por llamada y un cursor para la página siguiente. Con 40.000 contactos son 400 llamadas en cada actualización, escritas como un bucle en M. El buscador de la API da 200 por página, pero se corta en 10.000 resultados por consulta, así que no sirve para bajarse todo.

Límites de llamadas

Según la guía de uso de la API de HubSpot, a octubre de 2026 una app privada tiene 100 llamadas cada 10 segundos y 250.000 al día en Free y Starter, y 190 cada 10 segundos en Professional y Enterprise (625.000 y 1.000.000 al día). El cupo diario se comparte con las demás apps privadas de la cuenta.

Propiedades personalizadas

La API devuelve las propiedades que pides por su nombre interno. Las personalizadas, como el motivo de pérdida o el origen del lead, hay que listarlas una a una, y una propiedad nueva no llega a Power BI hasta que la añades a la consulta.

Asociaciones

Un negocio se asocia a contactos y empresas, y un contacto puede tener varias empresas. Las asociaciones llegan como listas de identificadores que hay que convertir en tablas puente. Si no se decide qué empresa cuenta, el mismo negocio sale dos veces y el pipeline se infla.

Actualización en el servicio de Power BI

Lo que funciona en Desktop puede no actualizarse al publicarlo. Según la documentación de Microsoft sobre la actualización, los orígenes dinámicos, como una dirección construida dentro de la consulta, no se actualizan en el servicio salvo que uses las opciones RelativePath y Query de Web.Contents. En capacidad compartida, como mucho ocho actualizaciones al día.

El token

El token de la app privada abre tu CRM y, si va escrito en la consulta, viaja dentro del .pbix. Trátalo como una contraseña y dale solo permisos de lectura.

Con los datos bien unidos, estas son las páginas que más se usan en un equipo comercial:

• Embudo de marketing a ventas. Contactos por etapa del ciclo de vida (suscriptor, lead, MQL, SQL, oportunidad, cliente) y la conversión entre etapas.
• Pipeline de negocios. Importe abierto por etapa y por comercial, pipeline ponderado, negocios parados y previsión del trimestre. La API da el estado de hoy; la evolución sale de fotos periódicas o del historial de propiedades.
• Atribución de leads a negocio. La fuente original del contacto unida, por las asociaciones, a los negocios que cierra. Así se ve qué canal trae ingresos y no solo formularios. Cómo repartir el mérito lo explicamos en modelos de atribución.
• Marketing con coste. HubSpot unido a la inversión en Google Ads, Meta o LinkedIn para sacar el coste por lead, por oportunidad y por cliente.

Tienes ejemplos de páginas y medidas en cómo hacer un cuadro de mando de ventas en Power BI.

Sí, con matices. HubSpot permite crear apps privadas también en su plan gratuito, y Power BI Desktop es gratuito. Con eso y una consulta en M bien escrita tienes HubSpot en Power BI sin pagar otra licencia.

Lo que no es gratis:

• Compartirlo. Con la licencia gratuita de Power BI solo ves lo tuyo. Para que lo vea tu equipo hace falta Power BI Pro o Premium por usuario, o una capacidad de Fabric F64 o superior, según la guía de licencias de Microsoft.
• Mantenerlo. La consulta que recorre la API, las propiedades nuevas y los fallos de actualización son trabajo de alguien cada mes.
• Los conectores de terceros. Tienen prueba gratuita, pero luego se pagan.

Si ya pagáis Power BI Pro y la cuenta de HubSpot no es grande, la API puede bastar. Cuando entran más fuentes, el coste de verdad está en el mantenimiento.

Para un cuadro de mando que va a durar, preferimos no colgar Power BI directamente de la API. Llevamos HubSpot a tu data warehouse (BigQuery, Fabric o Snowflake, el que ya uses o el que mejor encaje), modelamos allí contactos, empresas, negocios y sus asociaciones, y Power BI lee un modelo limpio.

Así hay una sola definición de lead, oportunidad y venta, fotos semanales del pipeline, HubSpot cruzado con GA4, campañas y ERP sin que cada informe haga sus uniones, y los datos en tu nube, con el RGPD resuelto desde el diseño.

Si tu caso es pequeño y basta con la API, te lo decimos y lo montamos así. Lo vemos dentro de la consultoría Power BI o, si hay varias fuentes, como parte de un proyecto de business intelligence y de tu estrategia de datos. Si tu CRM es Salesforce, lo contamos en conectar Power BI con Salesforce.