Cómo hacer un cuadro de mando en Power BI, con cinco ejemplos de ventas

Un cuadro de mando es una pantalla que contesta, de un vistazo, si el negocio va como debería. En ventas suele contestar tres cosas: cuánto se ha vendido frente al objetivo, qué hay en el pipeline para los próximos meses y dónde se están perdiendo las oportunidades.

En Power BI hay un matiz de nombres. Lo que la herramienta llama panel (dashboard) es una página del servicio en la que se fijan gráficos sacados de uno o varios informes. Lo que casi todo el mundo llama «cuadro de mando en Power BI» es, en realidad, un informe: una o varias páginas con filtros, construidas sobre un modelo de datos. En esta guía hablamos de eso, que es lo que casi siempre se necesita.

Lo que decide si un cuadro de mando sirve no es la pantalla, es lo de debajo: un modelo de datos ordenado y unas medidas bien definidas. Por eso esta guía empieza por ahí y deja los gráficos para el final.

Un modelo en estrella separa lo que pasa (los hechos) de con qué se describe (las dimensiones). En un cuadro de mando de ventas típico quedaría así:

• Pedidos: una fila por línea de pedido, con fecha, cliente, comercial, producto e importe.
• Oportunidades: una fila por oportunidad del CRM, con fecha de creación, fecha prevista de cierre, etapa, estado, probabilidad e importe.
• Objetivos: una fila por comercial y mes, con el importe que tiene que vender.
• Clientes, Comerciales, Productos y Calendario: las dimensiones, una fila por cada elemento.

Las relaciones van de la dimensión al hecho, de una a varias, y con el filtro en una sola dirección. Así, cuando alguien filtra por zona en la tabla de comerciales, el filtro baja a pedidos, oportunidades y objetivos a la vez, y las tres cifras cuadran entre sí.

El error más común es lo contrario: una sola tabla enorme exportada del CRM con todo mezclado. Funciona los primeros meses y luego cada medida nueva es un parche.

Las funciones de inteligencia de tiempo de DAX —año anterior, acumulado del año, mismo periodo— necesitan una tabla de fechas continua: todos los días, sin saltarse ninguno, desde la primera fecha de tus datos hasta la última. Una forma sencilla de crearla es una tabla calculada:

Calendario = CALENDAR(DATE(2024, 1, 1), DATE(2026, 12, 31))

Después se le añaden columnas de año, mes y trimestre, se marca como tabla de fechas (en Power BI Desktop, «Marcar como tabla de fechas») y se relaciona con la fecha de cada tabla de hechos. Si los objetivos van por mes, se relacionan con el primer día de cada mes.

Las cifras del cuadro de mando van en medidas, no en columnas calculadas: una medida se calcula según los filtros que haya en cada momento (comercial, mes, zona) y una columna calculada se queda fija fila a fila. Estas cinco cubren casi cualquier cuadro de mando comercial. Usan las tablas del ejemplo de arriba.

Ventas

Ventas = SUM(Pedidos[Importe])

Ventas del año anterior

Ventas año anterior = CALCULATE([Ventas], SAMEPERIODLASTYEAR(Calendario[Fecha]))

Funciona con cualquier filtro de fecha: si miras marzo de este año, devuelve marzo del año pasado.

Cumplimiento del objetivo

% objetivo = DIVIDE([Ventas], SUM(Objetivos[Importe]))

DIVIDE evita el error cuando un comercial no tiene objetivo ese mes: devuelve vacío en lugar de dividir entre cero.

Pipeline ponderado

Pipeline ponderado = CALCULATE(SUMX(Oportunidades, Oportunidades[Importe] * Oportunidades[Probabilidad]), Oportunidades[Estado] = "Abierta")

Suma el importe de cada oportunidad abierta multiplicado por su probabilidad. La probabilidad tiene que estar como número entre 0 y 1.

Tasa de cierre

Tasa de cierre = DIVIDE(CALCULATE(COUNTROWS(Oportunidades), Oportunidades[Estado] = "Ganada"), CALCULATE(COUNTROWS(Oportunidades), Oportunidades[Estado] IN {"Ganada", "Perdida"}))

Cuenta solo las oportunidades ya decididas. Si metes las abiertas en el denominador, la tasa baja cada vez que el equipo abre oportunidades nuevas.

Si quieres la lista completa de indicadores con su fórmula, la tienes en KPI de ventas: ejemplos y fórmulas.

Son ejemplos tipo: lo que suele llevar cada cuadro de mando según quién lo mira. No son casos de clientes ni capturas de proyectos reales.

1. Cuadro de mando de dirección comercial

Para la reunión semanal del director comercial. Arriba, cuatro cifras: ventas del mes frente a objetivo, ventas del año frente al año anterior, pipeline ponderado del trimestre y tasa de cierre. Debajo, la evolución mensual de ventas contra objetivo y una tabla por equipo o zona con las mismas cifras. Nada de actividad: eso va en otro informe.

2. Pipeline y previsión (forecast)

Para saber si el trimestre se va a cumplir antes de que acabe. Pipeline por etapa, pipeline por mes previsto de cierre, cobertura del pipeline frente a lo que falta para el objetivo y la previsión de cada comercial comparada con la ponderada. Una página aparte con las oportunidades que llevan más tiempo paradas en la misma etapa.

3. Cuadro de mando del comercial

Lo que cada comercial abre el lunes. Sus ventas frente a su objetivo, sus oportunidades abiertas ordenadas por fecha prevista de cierre, las que no se han tocado en las últimas semanas y sus clientes que han bajado compras. Con seguridad por filas, el mismo informe sirve para todo el equipo y cada uno ve solo lo suyo.

4. De marketing a ventas

Para que marketing y ventas miren el mismo embudo. Leads por canal, paso de lead a oportunidad, oportunidades ganadas por canal de origen, inversión por canal y coste por cliente. Exige que el CRM guarde de dónde vino cada lead; si no, el embudo se corta a mitad. Para el coste por cliente, mira cómo calcular el CAC real.

5. Cuadro de mando integral

El cuadro de mando integral (balanced scorecard) lo propusieron Robert Kaplan y David Norton en 1992, en la Harvard Business Review. Ordena los indicadores en cuatro perspectivas, y llevado a un área comercial podría quedar así:

• Financiera: ventas, margen bruto y coste de adquisición de cliente.
• Cliente: retención, ingresos de las cuentas clave y satisfacción.
• Procesos internos: ciclo de venta, conversión por etapa y tiempo de respuesta a los leads.
• Aprendizaje y crecimiento: meses que tarda un comercial nuevo en llegar a su objetivo, formación y uso real del CRM.

En Power BI encaja bien una página por perspectiva y una de resumen con un indicador y su objetivo por cada una.