KPI de ventas: 20 ejemplos con su fórmula

Un KPI de ventas es un indicador que dice si el área comercial va hacia donde tiene que ir. No cualquier cifra lo es: el número de correos enviados es un dato; la tasa de cierre frente a la del trimestre pasado es un KPI, porque cambia una decisión.

Aquí tienes 20 indicadores KPI para ventas, cada uno con su fórmula, agrupados en cuatro familias: resultado, embudo, eficiencia comercial y cliente. No hace falta medirlos todos. Elige los que sirvan a una decisión que alguien toma de verdad cada semana o cada mes.

Esta entrada es la lista de referencia. Si lo que buscas es qué poner en la pantalla de dirección y qué dejar fuera, eso está en qué KPI debe tener un cuadro de mando comercial.

No todos los KPI le sirven a todo el mundo. Una forma práctica de repartirlos:

• KPI para comerciales: cumplimiento de su objetivo, su pipeline ponderado, su tasa de cierre y su ciclo de venta. Cuatro cifras que puede mover con su trabajo. Las métricas de actividad (llamadas, reuniones) le sirven para organizarse, pero no deberían ser su objetivo.
• KPI de ventas B2B: con ciclos largos y pocos clientes grandes, pesan más la cobertura del pipeline, el ciclo de venta, la retención neta de ingresos y la concentración. Un mes malo dice poco; tres meses de pipeline flojo dicen mucho.
• KPI de marketing y ventas: conversión de lead a oportunidad, oportunidades ganadas por canal de origen y CAC por canal. Solo funcionan si el CRM guarda de dónde vino cada lead, porque es lo que une las dos áreas.

Para el director comercial, el resumen suele ser cumplimiento, crecimiento, pipeline ponderado, tasa de cierre, margen y CAC. El resto se mira cuando una de esas seis se tuerce.

Para empezar, Excel basta. Si tienes una sola fuente (una exportación mensual del CRM), un equipo pequeño y una persona que lo mantiene, una hoja con una fila por mes y una columna por KPI hace el trabajo. Las fórmulas de arriba se traducen casi tal cual: el cumplimiento es la celda de ventas entre la del objetivo; la tasa de cierre, las ganadas entre la suma de ganadas y perdidas.

Excel se queda corto cuando pasa alguna de estas cosas:

• Hay que cruzar varias fuentes cada mes (CRM, ERP, campañas) y alguien pasa horas copiando y pegando.
• Varias personas tocan el fichero y aparecen versiones distintas con cifras distintas.
• Cada comercial tiene que ver lo suyo y no lo de los demás.
• Se quiere bajar del total al comercial, al cliente y a la oportunidad sin rehacer la hoja.

Ahí es donde Power BI compensa: los KPI se definen una vez como medidas, los datos se actualizan solos y la seguridad por filas reparte lo de cada uno. En cómo hacer un cuadro de mando en Power BI tienes el paso a paso y las medidas DAX de los KPI principales.